Beleid Project Haaltert VZW

• Integriteitsbeleid

• Privacybeleid

Integriteitsbeleid Project Haaltert VZW

1. Inleiding

Project Haaltert VZW is toegewijd aan het bevorderen van een veilige, respectvolle en eerlijke omgeving voor onze vrijwilligers, gezinnen en medewerkers. Dit integriteitsbeleid is bedoeld om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen zich gedragen in overeenstemming met de ethische normen van de organisatie, en dat er een zero-tolerance beleid is ten aanzien van ongepast gedrag.

2. Doel van het beleid

Het doel van dit beleid is om:

• Ethische normen en gedragsrichtlijnen vast te stellen voor alle betrokkenen bij Project Haaltert VZW.
• Een veilige en respectvolle omgeving te waarborgen voor alle vrijwilligers, gezinnen en medewerkers.
• Handelen in geval van schending van het integriteitsbeleid, met duidelijke procedures en sancties.

3. Gedragscode

Alle vrijwilligers, medewerkers, en bestuursleden van Project Haaltert VZW dienen zich te houden aan de volgende gedragsregels:

• Respect:Behandel alle mensen met respect, ongeacht hun achtergrond, geslacht, afkomst, religie, seksuele geaardheid, of andere kenmerken.
• Gelijkwaardigheid:Zorg voor gelijke kansen en behandeling voor iedereen.
• Vertrouwelijkheid:Behandel persoonlijke gegevens van gezinnen en vrijwilligers met de grootste zorg en respect. Deel vertrouwelijke informatie alleen met toestemming van de betrokkenen of wanneer wettelijk vereist.
• Eerlijkheid en transparantie:Handel altijd eerlijk en transparant in alle interacties, zowel intern als extern.
• Geen intimidatie of discriminatie:Intimidatie, discriminatie of enige vorm van ongewenst gedrag wordt niet getolereerd.
• Integriteit in financiën:Alle financiële transacties dienen correct, transparant en in overeenstemming met de wet te worden uitgevoerd.

4. Conflicten van belang

• Persoonlijke belangen:Bestuursleden, medewerkers en vrijwilligers mogen geen persoonlijke belangen hebben die in conflict kunnen komen met de belangen van de VZW.
• Beloftes of geschenken:Het aannemen van geschenken, betalingen of andere voordelen die de objectiviteit van een persoon in de organisatie kunnen beïnvloeden, is niet toegestaan, tenzij het gaat om kleine, symbolische geschenken.

5. Rapportage van ongewenst gedrag

• Procedure voor melding:Iedereen die getuige is van een schending van dit beleid, of die zelf geconfronteerd wordt met ongepast gedrag, wordt aangemoedigd om dit te melden bij het bestuur of de coördinator van de VZW.
• Vertrouwelijkheid:Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld en de melder zal geen nadelige gevolgen ondervinden door het melden van incidenten.
• Bescherming tegen represailles:Er zullen geen represailles volgen tegen iemand die te goeder trouw een melding maakt van ongepast gedrag.

6. Sancties

Schendingen van dit integriteitsbeleid kunnen leiden tot:

• Waarschuwingen of disciplinaire maatregelen.
• Schorsing of beëindiging van de samenwerking met Project Haaltert VZW.
• Juridische stappen als de schending van de wet wordt vastgesteld.

7. Opleiding en bewustwording

Project Haaltert VZW zal zorgen voor regelmatige training en bewustwording over het integriteitsbeleid voor alle betrokkenen. Dit zorgt ervoor dat iedereen zich bewust is van de gedragsnormen en het belang van integriteit binnen de organisatie.

8. Evaluatie en bijwerking

Dit beleid zal jaarlijks worden herzien en waar nodig worden bijgewerkt om te voldoen aan de evoluerende wetgeving en de veranderende behoeften van de organisatie.

9. Slotbepaling

Door actief deel te nemen aan Project Haaltert VZW, erkennen alle betrokkenen de verantwoordelijkheid om zich te houden aan dit integriteitsbeleid. Dit bevordert een positieve, eerlijke en respectvolle werkomgeving voor iedereen.

Privacybeleid Project Haaltert VZW

Laatst bijgewerkt: 07/03/2025

Project Haaltert VZW, gevestigd te Groeneweg 19, 9400 Ninove, hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we deze verzamelen en hoe we deze verwerken en beveiligen.

1. Wie zijn wij?

Project Haaltert VZW biedt huiswerkbegeleiding voor kinderen in Haaltert en omstreken. Ons contactadres is:

• Naam: Project Haaltert VZW
• Adres: Groeneweg 19, 9400 Ninove
• E-mail: gdpr@projecthaaltertvzw.be
• Telefoon: 053 36 30 19

2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Wij verzamelen en verwerken alleen de gegevens die nodig zijn voor onze werking. Dit kunnen de volgende gegevens zijn:

Voor gezinnen en kinderen:

• Naam ouder(s)
• E-mailadres en telefoonnummer ouder(s)
• Adres
• Naam en leeftijd van het kind
• School van het kind
• Begeleidingsstatus
• Aanwezigheid van huisdieren, rookgedrag en studieruimte
• Betrokkenheid van andere hulpverleners (CLB, psycholoog, etc.)

Voor vrijwilligers:

• Naam
• E-mailadres en telefoonnummer
• Geboortedatum
• Adres
• Rijksregisternummer
• Bankrekeningnummer (voor vergoedingen)
• Vaardigheden en diploma’s
• Vrijwilligersstatus

3. Waarom verzamelen we deze gegevens?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Begeleiding van kinderen en ondersteuning van gezinnen
• Contact en communicatie met vrijwilligers en gezinnen
• Administratieve en wettelijke verplichtingen
• Verbetering van onze dienstverlening

4. Hoe beveiligen we uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Toegang tot de gegevens is beperkt tot bevoegde personen binnen onze organisatie.

5. Delen we gegevens met derden?

Project Haaltert VZW deelt geen persoonsgegevens met derden, tenzij:

• Dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening (bijvoorbeeld samenwerking met scholen of hulpverleners, enkel met toestemming).
• Wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

6. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Vrijwilligersgegevens: Tot 5 jaar na stopzetting van de samenwerking
• Gezins- en kindgegevens: Tot 2 jaar na het einde van de begeleiding
• Administratieve gegevens: Volgens wettelijke verplichtingen

7. Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om:

• Uw gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens
• Uw toestemming in te trekken (indien van toepassing)
• Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Contactgegevens Gegevensbeschermingsautoriteit:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

8. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.

9. Contact opnemen

Voor vragen over ons privacybeleid kunt u contact opnemen via:

• E-mail: gdpr@projecthaaltertvzw.be
• Telefoon: 053 36 30 19